সরকারের মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের অভ্যন্তরীণ ও বৈদেশিক ভ্রমণের ব্যয়সংক্রান্ত বিল দাখিলের ক্ষেত্রে নতুন নির্দেশনা জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। নির্ধারিত প্রমাণক ও প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত না থাকলে কোনো ভ্রমণ বিলের বিষয়ে কার্যক্রম গ্রহণ করা হবে না।
এ বিষয়ে গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ থেকে একটি পরিপত্র জারি করা হয়েছে। পরিপত্রে বলা হয়েছে, সরকারি দায়িত্ব পালনের অংশ হিসেবে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা দেশ-বিদেশে বিভিন্ন সময়ে ভ্রমণ করেন। এসব ভ্রমণের ব্যয় নির্বাহের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রী বিষয়ক ইউনিটে অর্থ বরাদ্দ থাকে। সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে অগ্রিম অর্থ নেওয়া কিংবা ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য মন্ত্রিপরিষদ বিভাগে বিল দাখিল করা হয়।
নতুন নির্দেশনা অনুযায়ী, ভ্রমণকারীর স্বাক্ষর ও সিলযুক্ত বিলের সঙ্গে বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধানের অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা অফিস আদেশের কপি সংযুক্ত করতে হবে।
এ ছাড়া যানবাহনের ভাড়ার প্রকৃত পরিমাণ উল্লেখ করে সংশ্লিষ্ট টিকিট, বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি জমা দিতে হবে। আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি বা প্রমাণকও দাখিল করতে হবে।
বৈদেশিক মুদ্রায় কোনো ব্যয় পরিশোধ করা হলে বিলের সঙ্গে টাকায় রূপান্তরের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য বিনিময় হারের বিবরণ দিতে হবে। পাশাপাশি অন্যান্য সব ধরনের ব্যয়ের ভাউচার ও প্রয়োজনীয় প্রমাণকও সংযুক্ত করতে হবে।
পরিপত্রে আরও বলা হয়েছে, সরকারপ্রধানের অনুমোদিত সারসংক্ষেপে নির্ধারিত ভ্রমণ সময়ের অতিরিক্ত সময় অবস্থান বা ভ্রমণ করা হলে সেক্ষেত্রে পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে।
অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ জারি করা নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে। অগ্রিম অর্থ নিয়ে ভ্রমণ করলে ভ্রমণ শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের বিল দাখিল করতে হবে। আগের অগ্রিমের সমন্বয় বিল দাখিল না করা হলে পরবর্তী ভ্রমণের জন্য কোনো অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না।
এ ছাড়া অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়ের জন্য প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে বিল দাখিল করতে বলা হয়েছে। বিল জমা দেওয়ার সময় মূল কপিসহ মোট তিন সেট দাখিল করতে হবে। একই সঙ্গে সব ফটোকপির সত্যায়িত কপিও জমা দিতে হবে।
নতুন এই পরিপত্রের মাধ্যমে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের গত বছরের ৪ মে জারি করা এ-সংক্রান্ত আগের পরিপত্রটি প্রতিস্থাপিত হয়েছে।